Voorbereiding op het afleggen van een getuigenis als bedrijfsvertegenwoordiger

De post van vandaag is de vierde in een reeks berichten van een vriend van de Academie, Crystal M. Uebelher, J.D., CPCU. Crystal is een verzekeringsprofessional en een advocaat. Crystal houdt ervan om niet-juristen te onderwijzen over de wet en advocaten over verzekeringen.

Als u dacht dat het ontmoedigend was om u voor te bereiden om een getuige van een feit te zijn, dan bent u in voor een traktatie terwijl wij ons verdiepen in de bedrijfsvertegenwoordiging. Vergeet niet dat het de rol van de bedrijfsvertegenwoordiger is om te spreken voor het bedrijf. Dit betekent dat de antwoorden van de bedrijfsvertegenwoordiger dienen als de antwoorden van het bedrijf. Ondanks de gecompliceerde nuances van dit soort deposities, kan het een bedrijf daadwerkelijk ten goede komen. Het vermijdt de noodzaak voor meerdere werknemers om te zitten voor een depositie en laat de advocaat van de tegenpartij slechts één kans om  van het “bedrijf” antwoord op de vragen te krijgen. Het vermindert ook de kans op tegenstrijdige getuigenissen, wat de verdediging van de zaak zou kunnen ondermijnen. Uiteindelijk is de sleutel tot een succesvolle bedrijfsvertegenwoordigende getuigenverklaring de voorbereiding.

Het kiezen van de bedrijfsvertegenwoordiger:

De eerste kritische vraag is wie er moet worden aangewezen als de bedrijfsvertegenwoordiger. Sommige bedrijven hebben werknemers die de standaardvertegenwoordiger zijn vanwege de omvang van de rechtszaken en de wens om een consistente en betrouwbare getuigenis af te leggen. Dit is een goede strategie als het past bij de situatie van uw bedrijf. Anders moet u beginnen met het herzien van de aankondiging van de depositie. Dit document bevat onderwerpen en documenten die de advocaat van de tegenpartij wil bespreken in de depositie. Vergeet niet om te communiceren met uw advocaat tijdens uw beoordeling, want er kunnen onderwerpen of documenten in de aankondiging die onderworpen zijn aan bewijskrachtige bezwaren.

Zodra u precies weet welke onderwerpen en documenten in de getuigenis worden besproken, identificeer dan een medewerker die kennis heeft van de meeste onderwerpen. Vaak is dit niet de persoon die het meeste weet over de zaak. Deze beslissing wordt meer gedreven door het soort informatie dat besproken moet worden dan door de feiten van de zaak. Dit kan iemand in het management zijn die kan spreken met het algemene bedrijfsproces en de procedure. Als de rechtszaak bijvoorbeeld betrekking heeft op een beëindigde werknemer, kan de beste vertegenwoordiger van het bedrijf een personeelsfunctionaris zijn in plaats van iemand van de afdeling van de voormalige werknemer.

Het verzamelen van informatie om te getuigen:

Als u bent aangewezen als bedrijfsvertegenwoordiger, bent u van plan om nog meer tijd te besteden aan de voorbereiding dan wanneer u een feitelijke getuige zou zijn. Uw twee beste troeven in uw voorbereiding zijn uw advocaat en het bericht van de depositie. Begin met een gedetailleerd gesprek met uw advocaat over de specifieke informatie of documenten waarnaar in het aankondigingsbericht wordt verwezen. Veel van de documenten zullen al zijn uitgewisseld door de partijen in schriftelijke ontdekking. Bespreek of er nieuwe documenten zijn die u voorafgaand aan de depositie moet beoordelen of samenstellen. Identificeer ook onderwerpen waarover u zich verder moet verdiepen. Maak tijdens het gesprek met uw advocaat gedetailleerde aantekeningen en denk aan de mensen of plaatsen in het bedrijf waar u de informatie kunt krijgen die u nodig heeft om volledig voorbereid te zijn.

Bijvoorbeeld, als u een groot bedrag claimt en de advocaat van de tegenpartij wil het toezicht op de claim ontkennen, weet u waarschijnlijk dit goed genoeg te kunnen getuigen zonder te discussiëren met anderen. Maar als het onderwerp alle controles van schadeweigeringen omvat, kan dat ook betrekking hebben op uw compliance- en auditafdeling. U moet contact opnemen met die afdeling om te weten te komen of ze een auditproces hebben voor afgewezen claims.

Ga door met dit proces voor elk gebied op het bericht van de depositie. Vraag uzelf af of u al over de kennis beschikt om over het onderwerp of het document te praten. Als u merkt dat u anderen in het bedrijf raadpleegt over een onderwerp of document, noteer dan elke persoon die u hebt gesproken en het onderwerp dat u hebt besproken. Tijdens uw getuigenis zal u waarschijnlijk gevraagd worden op wie u vertrouwde om uw voor te bereiden op uw getuigenis. Als de getuigenis veel onderwerpen en documenten bevat, kan het een uitdaging zijn om iedereen uit de top van uw hoofd te halen.

Tot slot is het belangrijkste om te onthouden dat u als vertegenwoordiger van het bedrijf niet spreekt als uzelf, maar als het hele bedrijf. De antwoorden die u geeft zijn wettelijk bindend voor de hele organisatie. Dit is een grote verantwoordelijkheid, maar als u het serieus neemt en u goed voorbereidt heeft u een kans om de positie van het bedrijf in de rechtszaak echt te helpen.

Crystal Uebelher, J.D., CPCU is een verzekeringsadvocaat met een passie voor het vergroten van de expertise van advocaten en verzekeringsprofessionals over de steeds veranderende vraagstukken in onze branche. Crystal is de eigenaar van Clarity Education and Consulting, LLC, waar zij zinvolle educatieve ervaringen creëert voor verzekeringsagenten, advocaten en schade-experts. Crystal werkt ook op de afdeling Claims bij een onderlinge verzekeringsmaatschappij.