Verzekeringsprofessionals: wat zeggen uw e-mails over u?

Net als bij non-verbale communicatie, sturen e-mails veel onbedoelde berichten. Ze kunnen afleiden dat u slordig, ongeorganiseerd, bedachtzaam of zelfs een perfectionist bent.

Om de zoveel tijd zal iemand me vertellen dat het eeuwig duurde om een e-mail te schrijven. Ze bekennen dat ze hun woordkeuzes en grammatica te veel hebben geïmplementeerd, simpelweg omdat ze naar een copywriter aan het schrijven zijn!

Klopt – ik ben een verzekeringscopywriter, maar ik ben ook een realist en een meeloper en iemand die soms e-mails met typefouten verstuurt. Hoewel ik er altijd naar streef om goed te schrijven, sla ik mezelf niet in elkaar om af en toe een e-mailtikfout te maken en dat zou u ook niet moeten doen. Als u de hele tijd typefouten heeft, heeft u een probleem, maar als u één keer per maand een typefout maakt, dan hoeft u er niet druk om te maken. In veel gevallen is het beter om een bericht uit te sturen en van u lijstje af te halen dan tijd en gelegenheid te verspillen aan het schrijven en herschrijven.

Snelle disclaimer – ik heb het hier over interpersoonlijke e-mails – niet over massamarketing belasten. Natuurlijk, massacommunicatie staat garant voor het herschrijven, bewerken en mag geen typefouten bevatten.

Een paar tikfouten zijn onvermijdelijk voor elke drukke, overbelaste persoon en zolang ze niet frequent zijn, moet uw reputatie overleven. Er zijn echter een aantal dingen die u kunt doen om uw professionaliteit te systematiseren en de kracht van uw e-mailcommunicatie te vergroten.

1. Pas de onderwerpregel altijd aan. Als u iemand anders antwoordt, verander dan de onderwerpregel in iets dergelijks: “Antwoord op uw vraag over de berichtgeving.” Als de e-mail het eindresultaat van een lange discussie bevat, zeg dat dan in de onderwerpregel: “Definitieve beslissing over de acceptatie van de bouwniche.”

2. Neem een groet op. Elke e-mail moet beginnen met een begroeting zoals “Goedemorgen team” of “Hallo.” Het is gewoon gewone beleefdheid.

3. Leg het punt van de hele e-mail in de eerste één of twee zinnen vast. Uw lezer is druk bezig, dus kom snel ter zake en neem dan ondersteunende gedachten op.

4. Gebruik korte paragrafen. Niets is erger dan het ontvangen van een solide pagina met tekst. Maak uw e-mail gemakkelijk te scannen.

5. Vergeet uw oproep tot actie niet. Als u wilt dat de ontvanger iets doet, vermeld dan duidelijk uw verzoek in de laatste regel van de e-mail. Dit verzoek moet waarschijnlijk ook in de samenvatting aan het begin worden opgenomen. Wat u ook doet, begraaf uw verzoek niet in het midden.

6. Programmeer een standaard e-mailondertekening. Als u geen standaard handtekening toevoegt, kan het zijn dat uw e-mail het bericht verstuurt dat u ontoegankelijk bent. Er is echt geen excuus om geen gestandaardiseerde e-mailhandtekening te gebruiken die uw telefoon, web-URL en sociale media contactinformatie bevat. Als u een afdeling leidt, vraag dan uw IT-medewerker om direct gestandaardiseerde handtekeningen voor uw team in te stellen. Met de meeste e-mailprogramma’s kunt u het proces automatiseren.

7. Stem af op promotiemogelijkheden. Voor degenen die met klanten en prospects communiceren, vormen interpersoonlijke e-mails een kans die vaak over het hoofd wordt gezien om nuttige informatie te promoten. Elke week kunt u uw e-mailhandtekeningen aanpassen om een nuttige tip toe te voegen.