Nieuwjaarsverzekering marketingstrategie #4: de rommel opruimen!

“Clutter is de ziekte van het Amerikaanse schrift,” zegt William Zinsser in zijn klassieke boek, “On Writing Well.”

Helaas is rommel ook een van de grootste en kostbaarste problemen in het moderne zakelijke schrijven. En het komt in vele vormen voor, met veel woorden en paragrafen, verouderde zakelijke taal, en vaagheid die slechts een paar van de ergste overtreders zijn.

Dit soort rommel maakt de kracht van je schrijven kapot en verwatert je boodschap.

Om het trage, ondermaats presterende schrijven om te zetten in heldere, overtuigende communicatie, gebruik je alledaagse woorden en een relatief eenvoudige zinsstructuur. Met andere woorden, ruim de rommel op. Hier zijn zeven krachtige strategieën om u te helpen de rommel op te ruimen en kracht en duidelijkheid toe te voegen aan uw zakelijke communicatie.

Strategie #1: Focus op de lezer. De belangrijkste reden waarom zakelijke documenten mislukken is dat ze zijn geschreven vanuit het perspectief van de schrijver in plaats van vanuit een invalshoek die de lezer aanspreekt. Zakelijke schrijvers maken zich te vaak zorgen over hoe ze moeten beginnen, wat ze moeten zeggen, welke toon ze moeten aanslaan, welke informatie ze moeten opnemen, enz. In plaats daarvan ligt de focus op het geven van de informatie en antwoorden aan de lezers die ze nodig hebben en hen te laten weten waar de communicatie over gaat, waarom ze zich zorgen moeten maken en wat er van hen gevraagd wordt te doen.

Strategie #2: Vermijd verouderd zakelijk taalgebruik. Verouderde zakelijke zinnen zoals “Ingesloten vindt u”, “Op uw verzoek” en “Op grond van ons gesprek” maken dat u er verouderd uitziet. Vervang deze relikwieën door duidelijk, spraakzaam, gewoon Engels. Schrijf om uit te drukken, niet om indruk te maken.

Strategie #3: Vermijd overbodigheid en dekking. Openingszinnen zoals “Het is waar dat” of “Het was de butler die” vertragen alleen wat u probeert te zeggen. Begin met je punt. Er is niets mis mee om te zeggen: “De butler heeft het gedaan.” Uitdrukkingen zoals “in de meeste gevallen” en “na de afsluiting van” maakt u schrijven en uw punt onduidelijk en verspilt u uw lezerstijd. Vermijd overbodigheid zoals “gratis geschenk”, “plan vooruit” of “consensus van mening”. En vermijd onuitgesproken zinnen zoals “het is ons begrip dat” of “tot het beste van onze herinnering.”

Strategie #4: Gebruik actieve vs. passieve taal. In plaats van te zeggen: “Uw aanvraag zal worden beoordeeld door onze medewerkers.” Gebruik de actieve stem en zeg: “Onze medewerkers zullen uw aanvraag beoordelen.” Zet het onderwerp in de leiding van de actie in plaats van het onderwerp te laten handelen.

Strategie #5: Trim langdradige zinnen en paragrafen. Wees precies en kom tot de kern van de zaak. Als u wilt weten of een van uw zinnen of paragrafen te lang is, lees het dan hardop en kijk of u buiten adem bent. Of lees het voor aan iemand anders. Als u ze verliest, is het waarschijnlijk te lang. Breek lange zinnen en paragrafen op in kleinere stukken.

Strategie #6: Implementeer een stijlgids. Een gemeenschappelijke stijlgids voor uw bedrijf kan zo eenvoudig zijn als een lijst van één pagina met algemeen aanvaarde conventies en praktijken voor het schrijven. Het brengt iedereen op dezelfde pagina met spelling, grammatica, opmaak, stijl, toon, etc., en zorgt voor consistentie.

Strategie #7: Weet wanneer u niet moet schrijven. Er zijn momenten dat het het beste is om de communicatie helemaal opnieuw te overwegen:

Wanneer u niet genoeg informatie hebt
Als u boos of overstuur bent
Als u zorgen maakt over het beledigen van de lezer…
Wanneer u te maken heeft met een controversieel of gevoelig onderwerp…
Als u wilt dat uw bericht de overvloed aan informatie die elke dag om de aandacht van uw lezers concurreert, doorsnijdt, zorg er dan voor dat uw bericht niet alleen maar rumoerig is. Ruim de rommel in uw eigen schrijven op en geef uw lezers het soort duidelijke, beknopte, overtuigende en converserende zakelijke communicatie die hun aandacht zal afdwingen en het gewenste resultaat zal bereiken.